إلغاء الحجز وعدم الحضور: سجل واضح للحصص والملاعب
نظّم حالات إلغاء الحجوزات وعدم الحضور، وحدد ما يسجله الاستقبال وما يحتاج اعتمادًا قبل تعديل رصيد العضو أو التحصيل.
افصل في سجل الحجوزات بين الإلغاء قبل الموعد، وعدم الحضور، ونقل الموعد، وإلغاء المنشأة للخدمة. هذه حالات تشغيل مختلفة، وقد يختلف أثرها على المقعد والتحصيل ورصيد الباقة. احتفظ بمرجع الحجز الأصلي والقرار الذي اتُّخذ بدل حذف العملية.
اكتب تعريفًا لكل حالة
الحجز الملغى هو موعد لم يعد قائمًا بقرار مسجل. عدم الحضور يعني أن موعد الخدمة مرّ دون حضور المشارك وفق تعريف النادي. نقل الموعد يربط حجزًا قديمًا بموعد بديل؛ لا ينبغي أن يظهر كلاهما كخدمتين منفذتين.
اكتب أيضًا من يقرر الحالة ومتى. قد يحتاج الاستقبال تأكيد المدرب قبل تسجيل الغياب، وقد يتطلب إلغاء الملعب بسبب الصيانة قرار مدير الفرع. لا تستخدم الحالة لتقرير حق العميل المالي تلقائيًا؛ ارجع للسياسة المعتمدة والجهة المختصة عند النزاع.
حقول سجل القرار
احتفظ بالبيانات التي تفسر ما حدث دون تكرار كل تفاصيل العميل في سجل جانبي. يكفي مرجع يمكن الرجوع منه إلى الحجز والتحصيل.
مرجع الحجز والمورد والفرع ووقت الخدمة.
وقت طلب التغيير وسببه والطرف الذي طلبه.
الحالة السابقة والحالة الجديدة.
قرار المقعد أو الموعد البديل.
الأثر المالي أو أثر رصيد الباقة ومرجعه.
المسؤول الذي اعتمد القرار وتاريخ إبلاغ العميل.
مثال لحصة جماعية وملعب
في حصة سعتها 12 مقعدًا، ألغى مشارك قبل الموعد. راجع هل تحرر المقعد فعلًا، ثم كيف سيُعرض لمشارك آخر. لا تزد عدد المسجلين يدويًا دون إغلاق الحالة القديمة، وإلا قد يظهر 13 اسمًا على حصة سعتها 12.
وفي ملعب محجوز لمدة ساعة، تأخر العميل ثم لم يحضر. احتفظ بوقت الموعد وقرار الحالة، ولا تعِد بيع الساعة بأثر رجعي. عند قياس الإشغال، ميّز الحجز المؤكد عن الاستخدام الفعلي وعن الساعات التي أُعيد بيعها.
اعتماد الاستثناءات
اجعل أي تمديد أو إعادة رصيد أو رد مبلغ قرارًا له صلاحية وسبب. تنفيذ الإلغاء في الجدول لا يعني تنفيذ المرتجع المالي، والعكس صحيح. اربط العمليتين دون دمجهما في خانة ملاحظات غير قابلة للمتابعة.
إذا اتُّفق على موعد بديل، سجّل مرجعه وتأكد من اطلاع الفريق على الموعد النهائي. أي إرسال آلي أو تطبيق للعميل يحتاج تحققًا من التكامل المتاح؛ لا تعتمد على توقع أن الرسالة خرجت بمجرد حفظ التغيير.
مراجعة نهاية الأسبوع
ابحث عن حجوزات مرّ وقتها وما زالت مؤكدة، وقرارات إلغاء بلا أثر واضح على المقعد، ومرتجعات معلقة. صنّف الأسباب التشغيلية مثل تعارض الجدول أو صيانة المورد، واختر إجراءً يعالج السبب المتكرر. اختبر هذه الحالات ضمن عرض حجوزات نرفد قبل اعتماد السياسة في التشغيل.