نقل منتجات بين فروع النادي: مرجع واحد للإرسال والاستلام

اربط إرسال المنتجات واستلامها بين الفرعين بمرجع تحويل واحد، وسجل كل مرحلة عند حدوثها. المنتج الذي خرج من فرع ولم يُستلم بعد لا ينبغي أن يظهر متاحًا للبيع في الفرعين. الكمية المرسلة ليست دليلًا على الكمية التي قبلها المستلم.

ما الذي يسبق الإرسال؟

حدد الحاجة والكميات المعتمدة وكود الصنف ووحدة العد والفرعين. راجع أن الكمية غير محجوزة لبيع قائم وأن نقلها لا يترك الفرع المرسل دون احتياجه. لا تعد تشغيل الشراء أو تعديل المخزون كبديل مرتجل عن تتبع التحويل.

اكتب من يسلّم ومن ينقل ومن يستلم، وكيف ستتابع الكمية أثناء الطريق. إن كانت الأداة لا تدعم تحويلًا متكاملًا، صمم الإجراء مع المسؤول المالي والمخزني واحتفظ بالمراجع المترابطة، دون الادعاء بأن نرفد تنفذه آليًا.

مثال: أُرسلت عشر وحدات ووصلت تسع

في مثال توضيحي، يثبت الفرع الأول إرسال عشر وحدات، ويثبت الثاني وصول تسع وحدات مطابقة. لا يسجل الثاني عشرًا كي يطابق المستند؛ يفتح فرقًا بكمية واحدة ويحدد مسؤول مراجعته. تبقى النتيجة معلقة حتى يوجد دليل يفسرها.

نموذج التحويل يجمع: رقم المرجع، والصنف والوحدة، والمطلوب والمرسل ووقت الخروج، والمستلم والمقبول ووقت الوصول، والفرق وسببه بعد التحقق، وقرار التسوية واعتماده. احتفظ بمستند الإرسال حتى لو أُنشئ مستند لاحق لاستكمال النقص.

اختبار اكتمال العملية

راجع من الطرفين أن الكمية المتاحة تغيرت وفق الحركة المعتمدة، وأن الكمية المعلقة ليست معروضة كمتاحة، وأن التحويل لم يتحول إلى مبيعات وإيراد بين الفرعين بالخطأ. المعالجة المالية يحددها المختص وفق حالة المؤسسة.

راجع التحويلات المفتوحة دوريًا، وحدد من يتابع ما تأخر وصوله. استخدم نموذج فرق الاستلام لتوثيق الاختلاف، ودليل المخزون الفعلي والمتاح لفهم أثره على البيع.